如何杜绝打印机使用浪费的问题

86％存在浪费 复合机打印浪费问题调查

　　传统复印机以简单复印为主，而现代的数码复合机具备的更多的是如何来跟现代企业的网络环境融合，特别是现代企业的办公网络环境越来越发达，数码复合机和企业网络架构，运维等应用开始息息相关。为了能够更好了解目前企业对复合机的应用情况，IT168复合机频道在2012年系统架构师大会现场做了一次线下调查活动，这次调查主要针对IT技术人群，其中包括了运维管理、IT技术经理、网络安全架构师、CIO等方面的人群，共收集了300余份有效调查问卷，近期我们将陆续为大家揭晓调查分析报告，敬请大家的关注。

　　通过抽样调查显示，有86%的用户表示在使用数码复合机过程中，有发现打印浪费问题，其中48%的用户认为是大家没有养成打印节约的习惯;38%的用户认为设备打印缺少管理;另外也有14%的用户认为，在使用数码复合机过程中没有发现打印浪费，认为所有使用都属于正常打印。

　　数码复合机作为企业的公用办公设备，由于使用人数较多，因此在使用过程中，很多时候企业无力针对数码复合机做使用管理，因此在使用中就会存在一定的浪费问题，据我们了解，很多单位为了降低使用浪费，早几年前很多企业都配备了专门的文印室，由专人来负责管理，企业员工如果需要使用设备就需要登记，并且由文印室人员负责操作使用，但是对于很多企业来说，这样也会提高企业的预算成本。

　　而目前针对设备、文档应用管理，复合机厂商已经提出了相应的解决方案，能够利用权限管理来针对复合机进行密码设置，员工需要登陆进入或者是使用工卡刷卡识别用户信息后才能真正使用。这种解决方案管理，能够帮助企业提升工作效率，而且也能够有效的避免浪费出现。

　　复合机如何管理各部门的合理用量

　　一、问题的产生

　　目前公司的复印、打印、传真总量呈上升趋势， 但无法得知每个部门具体用量多少。为了控制日益增长的办公成本， 公司需要向每个部门的输出量进行收费，那么如何统计各部门用量呢?

　　作为公司的IT管理部门或者财务部门，试想一下，如果能够轻松的管理多功能数码复合机的用量，将为公司降低多少成本呢?

　　需要查看每位员工的复印、打印、扫描、传真等作业量?同时为了使纸张和墨粉的库存保持在最佳水平，您是否需要精确地预测这些耗材的用量?

　　二、问题的改善

　　 记账管理软件，高效成本控制

　　记录所有的复印、打印、扫描、传真作业。

　　此外，该软件还能记录每名员工的使用量，结合部门ID对印量进行限制的功能，可以让您轻松实现输出成本控制。

　　纸张用量统计功能

　　能提供详细的纸张用量报告，包括张数，双面使用次数，纸张统计等等。

　　自动发送报告

　　可以把这些详细的数据报告根据事先设定的时间间隔，定时自动发送到指定接收人的e-mail，共享文件及其它终端。

　　收集详细的作业日志

　　最多可以收集10000条复印/打印/扫描/传真的工作日志，可以看到所有打印文件的中文文件名和所有发送的传真作业的号码等信息，并且可以按照部门或者个人的分类来查看，使每个作业都有记录可循。

　　通过web 浏览器查看

　　让您可以方便的通过Web浏览器查看收集到的精确数据。您可以在任何时候，任何地点及时查看到最新的数据。